Zo kies je de juiste 3PL-partner om je fashionlogistiek op te schalen

Als snelgroeiend modemerk betekent het bijhouden van snel groeiende (verkoop)volumes vaak dat je je logistieke capaciteiten moet uitbreiden. Maar dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan: het ontwikkelen van interne capaciteiten kan aanzienlijke investeringen vooraf vereisen en is misschien niet de reden waarom je je bedrijf bent begonnen. 

Als gevolg daarvan kiezen veel opkomende modemerken ervoor om hun logistiek uit te besteden aan gespecialiseerde third-party logistics (3PL) leveranciers. Maar waar moeten merken op letten bij het kiezen van een logistieke partner? 

Voor meer informatie vroegen we Maxim Sion, Business Development Manager bij Bleckmann. Op basis van zijn ervaring als modeondernemer (Maxim was medeoprichter en mede-eigenaar van modemerk Black and Gold en momenteel is hij bezig om van Studio Anvers een groot succes te maken) geeft hij inzicht in wat merken moeten overwegen bij het kiezen van een 3PL. Lees Maxims mening hieronder 

Tijd om uit te besteden aan een logistieke partner voor mode? 

In de begindagen begonnen de meeste modemerken met het zelf uitvoeren van alle bestellingen. Dit was ook het geval voor Bleckmanns Bscale-klant Wolk Antwerpen, opgericht door Ellen Cattebeke en Joris Smeunix. In eerste instantie verzamelde en verpakte het team de bestellingen zelfs bij het echtpaar thuis. Alhoewel dit een tijdje haalbaar was, werd het al snel onhandig en stressverhogend voor het stel. 

"Ons huis stond vol met dozen en het werd steeds moeilijker om de logistieke activiteiten te combineren met andere zakelijke en persoonlijke verplichtingen", zegt Joris. "Toen hebben we besloten om het uitbesteden van onze logistieke activiteiten te onderzoeken." Dit traject werd weerspiegeld door Maxims eigen ervaring toen hij een snelgroeiend modemerk runde. 

In zijn geval ontstond de vraag om uit te besteden toen Studio Anvers problemen kreeg met in-house fulfilment, vooral tijdens piekverkoopperiodes zoals Black Friday. "Toen we Studio Anvers begonnen, hadden we alleen de meest basale hulpmiddelen en al het picken en inpakken gebeurde handmatig", legt Maxim uit. "Om onze mogelijkheden uit te breiden, hadden we meer magazijnruimte moeten huren en moeten investeren in een geavanceerdere technologische set-up. Uitbesteden aan een 3PL was het logische en veel kostenbewustere alternatief voor het maken van deze aanzienlijke kosten." 

Een logistieke 3PL vinden die voldoet aan de behoeften van je merk 

De logistiek van modeartikelen brengt unieke uitdagingen met zich mee, van het verwerken van een grote verscheidenheid aan SKU's tot het beheren van seizoensgebonden schommelingen in de vraag. Daarom is het belangrijk om een 3PL-dienstverlener te kiezen die je branche goed begrijpt. "Een gespecialiseerde fashion logistiek dienstverlener begrijpt de uitdagingen waar merken mee te maken hebben en biedt diensten aan die daarop zijn afgestemd", zegt Maxim. "Ze moeten bijvoorbeeld diensten met toegevoegde waarde bieden, zoals strijken, cadeaupakketten en productfotografie. Ze kunnen ook verschillende transportopties aanbieden, zoals verzending van kledingstukken op hangers om kreuken te minimaliseren." 

Een andere belangrijke overweging is operationele schaalbaarheid . "Veel merken die niet met 3PL's werken, voelen vaak de kneep tijdens piekseizoenen, wanneer de capaciteit zwaar onder druk kan komen te staan", vervolgt Maxim. "Met een gespecialiseerde kleding 3PL heb je mogelijk toegang tot flexibele opslag- en transportcapaciteit op aanvraag - wat betekent dat je een uitzonderlijke Black Friday kunt leveren zonder de rest van het jaar voor deze uitgebreide capaciteit te betalen." 

Hoe kies je de best passende leverancier van kledinglogistiek? 

Als het gaat om het vinden van de ideale kleding 3PL voor jouw merk, is onderzoek cruciaal. Als je eenmaal een shortlist hebt gemaakt van modegerichte 3PL-providers, moet je degene vinden die de diensten kan leveren die het beste passen bij de behoeften en must-haves van jouw merk. Vergeet niet om referenties te vragen van bestaande klanten van elke 3PL - idealiter die met een soortgelijk profiel als jouw merk - om een beter idee te krijgen van hoe ze jou zouden ondersteunen.  

Natuurlijk kun je online veel onderzoek doen. Maar Maxim raadt altijd aan om aanbieders persoonlijk te bezoeken. "De teams ontmoeten en rondkijken in de faciliteiten is de beste manier om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden van de mogelijke partner in fashion logistiek", zegt hij. "Vergeet niet om altijd meer dan duidelijk te zijn over wat je uit de samenwerking wilt halen, of het nu gaat om kostenreductie, verbeterde levertijden, internationale uitbreiding en/of het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen." 

Hier zijn een paar belangrijke vragen om in gedachten te houden bij je bezoeken. 

Voldoet hun dienstenaanbod aan de eisen van je merk? 

Tijdens het selectieproces is het essentieel om duidelijk te weten welk serviceniveau je precies verlangt van een logistieke dienstverlener. Bieden ze een end-to-end logistieke oplossing? Dekken ze je huidige en doelmarkten effectief? Hebben ze de netwerken, partnerschappen en lokale kennis om efficiënt aan je expansiedoelen te voldoen? Met welke partners kun je samenwerken als je met hen integreert? 

Het moet ook duidelijk zijn hoe ze je moeten ondersteunen als de samenwerking eenmaal loopt. Hebben ze 24/7 ondersteuning en toegewijde accountmanagers? Zullen ze je voorzien van gedetailleerde dashboards en realtime updates over bestellingen en voorraden? Plannen ze regelmatige check-ins en houden ze de communicatielijnen kort om ervoor te zorgen dat ze aan je behoeften voldoen? Hoe gaan ze om met problemen zoals vertragingen of zoekgeraakte zendingen? Allemaal uiterst belangrijke aspecten die bevestigd moeten worden voordat je kunt gaan nadenken over de volgende stappen. 

Bedenk daarnaast hoe en in welke mate een potentiële partner voor fashionlogistiek de ervaringen van je klanten en de relatie met je merk zal verbeteren. "Om ervoor te zorgen dat het uitbesteden van je fashion logistiek niet resulteert in een meer 'generieke' klantervaring, moet je controleren of de leverancier op maat gemaakte functies kan aanbieden", zegt Maxim. "Dit kunnen aangepaste verpakkingen zijn, reliëf en personalisatie of speciale zorg zoals handgeschreven notities, geparfumeerd papier en speciale verpakkingen. Deze extra's kunnen je helpen om de verwachtingen van je klanten te overtreffen en een positieve merkperceptie te behouden terwijl je je uitbreidt." 

Wat zijn hun technologische en integratiemogelijkheden? 

Een van de belangrijkste voordelen van het werken met een toegewijde partner in fashion logistiek is de toegang tot de nieuwste technologie en functies die zij zouden moeten bieden. Upgrades voor je operaties die anders misschien niet beschikbaar zijn voor (kleinere) merken met hun eigen operaties. Van real-time ordertracking tot data-analyse, automatisering en AI-gestuurde operationele optimalisatie, er zijn veel manieren waarop technologie het serviceniveau kan verbeteren, de efficiëntie kan verhogen en de klantervaring kan verbeteren. Klanten van Bleckmann's Bscale oplossing hebben bijvoorbeeld toegang tot ons AutoStore automatisch opslagsysteem (ASRS). Dit kan de verwerkingstijd van bestellingen met wel 60% verkorten, voor een veel snellere en foutloze afhandeling. 

Het is ook belangrijk om te bedenken hoelang het (IT-)integratieproces zal duren. "Meestal zijn er bij het inwerken van een 3PL meerdere teams en meerdere weken nodig, inclusief een aangepaste IT-integratie tussen je verkoopplatform en het WMS van de 3PL", zegt Maxim. "Daarentegen: een plug-and-play oplossing zoals Bleckmann's Bscale vereenvoudigt het onboardingproces aanzienlijk en stelt merken in staat om hun e-commerce platforms snel en probleemloos aan te sluiten op ons WMS. Zo veranderen de genoemde weken in slechts enkele dagen of weken. 

Stellen ze je in staat om kosteneffectief op te schalen? 

Natuurlijk zijn de kosten een van de belangrijkste overwegingen voor merken die willen uitbesteden. Daarom is het belangrijk om goed te kijken naar alle tarieven en vergoedingen.  Zijn alle aangeboden tarieven en vergoedingen volledig transparant en zijn de prijzen voor opslag, fulfilment en eventuele aanvullende diensten die je nodig hebt dus duidelijk en bevestigd? Is er ook rekening gehouden met alle niet-transactionele prijzen? Zijn er kosten voor onboarding, toeslagen of boetes voor het niet voldoen aan de minimale volumevereisten of maandelijkse account- of beheerkosten? En vergeet niet te vragen naar de contractvoorwaarden. 

"De meeste 3PL-contracten worden getekend voor een periode van drie tot vijf jaar, wat meer stabiliteit en zekerheid biedt voor beide partners", legt Maxim uit. "Kortere contracttermijnen kunnen echter echt voordelig zijn voor merken, omdat je dan kunt testen of de service van een 3PL echt waarde toevoegt, kosteneffectief is en een zakelijke uitstraling heeft waar je bij aangesloten wilt zijn. Daarom biedt onze Bscale oplossing contracttermijnen van één jaar, waardoor je de flexibiliteit en gemoedsrust krijgt waar je heel goed naar op zoek bent." 

Je moet ook op je hoede zijn voor mogelijke exit-clausules en schaalbaarheidsvoorwaarden. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als je capaciteitsbehoefte tijdens de looptijd van het contract onverwacht toeneemt door een stijging in de vraag? "Normaal gesproken zou het voor het uitbreiden van je capaciteit nodig zijn om je voorraad te verplaatsen naar een groter oppervlak", zegt Maxim. "Maar dankzij onze AutoStore opzet kun je met Bleckmann's Bscale je capaciteit op- en afschalen binnen hetzelfde magazijn, zonder investeringen of vertragingen." 

Vind een partner in fashionlogistiek die je ambities ondersteunt 

In principe weet je pas of een logistieke partner geschikt voor je is als je met ze gaat samenwerken. Daarom kan het nuttig zijn om te beginnen met een proefregio of een project om de samenwerking te testen. Zorg ervoor dat je belangrijke prestatie-indicatoren definieert, zoals levertijden, picknauwkeurigheid of kosten per order en/of eenheid en plan regelmatige beoordelingen de prestaties van je partner te beoordelen en te bespreken en eventuele problemen aan te pakken. Maar zoals Maxim al aangeeft, gaat het bij het vinden van de juiste logistieke partner voor je merk om meer dan het halen van kortetermijndoelen. 

"De ideale fashion logistiek dienstverlener zal een echte strategische partner zijn, die zijn diensten afstemt op de behoeften van je merk en eenvoudige en geavanceerde IT-integraties biedt, duidelijke contractvoorwaarden en alle diensten met toegevoegde waarde die je nodig hebt", besluit Maxim. "Kortom, je 3PL-partner moet niet alleen je bestellingen uitvoeren. Om een succesvolle partner voor je merk te zijn, moet het helpen groeien van je capaciteiten en je bedrijf de kern vormen van hun cultuur, hun processen en hun bedrijfsvisie.