Ya sea que esté introduciendo una nueva línea de productos, abriendo una nueva tienda o incluso lanzando una nueva empresa, siempre es un desafío adentrarse en lo desconocido. Y puede suceder lo mismo cuando se inician nuevas operaciones logísticas. A menos, por supuesto, que su lanzamiento se gestione e implemente con un método confiable y probado…
¡De eso se trata el programa de incorporación P-8!
Éxito de principio a fin
Cada nueva asociación con un cliente comienza con un proceso de incorporación. Nos permite conocer mejor las necesidades del cliente y entender exactamente cómo podemos ayudarlo con nuestras amplias capacidades. Sin embargo, la etapa de implementación de nuevas operaciones tiene el potencial de ser un proceso muy complejo y prolongado. Para evitarlo, nuestro objetivo es garantizar que las operaciones de nuestros clientes se implementen de la manera más fluida posible y con resultados correctos desde el primer intento.Para lograrlo, hemos desarrollado una metodología patentada y probada, basada en nuestra larga experiencia en logística y muchas implementaciones exitosas. Nuestros aprendizajes y mejores prácticas se han traducido en una receta para un lanzamiento de proyecto perfecto, que le ahorrará tiempo, dinero y estrés.
“El objetivo de este programa de incorporación es lanzar las operaciones de cada nuevo cliente a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con todas sus expectativas”.
¿Por qué P-8?
“La ‘P’ del nombre del programa representa lo que pretendemos ofrecer: Perfección, Promesa, Proyecto, Proceso, Procedimiento, Rendimiento, Progreso y Perseverancia, y el ‘8’ representa el número de pasos del proyecto”, explica Ming-Chia Tu, gerente de proyectos en Bleckmann. “Además, el ocho se considera un número de la suerte en la cultura china, generalmente asociado con la suerte, la riqueza y la prosperidad”.
¡Parece una elección de nombre “afortunada”!
Los 8 pasos
A continuación, analizamos más de cerca los ocho pasos de la metodología de incorporación P-8:
- Inicio
- Recopilación
- Analización
- Diseño
- Implementación
- Entrar en funcionamiento
- Monitoreo
- Cierre
Paso 1: Inicio
Cuando llega el momento de poner en marcha la incorporación, es esencial tener un buen inicio. El paso 1 consta de dos partes:
- Inicio interno: el equipo de ventas entrega toda la información relevante sobre el cliente y sus expectativas al equipo de implementación. Esto es para garantizar que todos los colegas de Bleckmann que participan en la implementación tengan toda la información necesaria a mano.
- Inicio externo: los equipos de proyecto de Bleckmann se reúnen con sus homólogos del lado del cliente para explicarles lo que pueden esperar durante todo el proceso. Esto incluye el alcance del proyecto, los hitos clave, la planificación y la programación, y un acuerdo sobre la fecha de entrada en funcionamiento.
"Los inicios internos y externos son un punto de partida importante para garantizar una estrecha cooperación entre todos los equipos y flujos de trabajo involucrados", continúa Ming-Chia Tu. "Se sientan las bases y se comunican claramente las expectativas, para garantizar un acuerdo en cada etapa del proceso".
Paso 2: Recopilación
El paso 2 consiste en recopilar toda la información necesaria del cliente, de modo que estemos completamente preparados para la tarea que tenemos por delante. En esta etapa, es importante que el líder de cada flujo de trabajo asuma las responsabilidades que le han sido asignadas. Para facilitar este proceso, organizamos sesiones de análisis profundo con el cliente para cada flujo de trabajo a fin de estudiar en profundidad todos los materiales y las aportaciones. Esto garantiza que sepamos en detalle lo que debemos entregar en términos de procesos, operaciones, sistemas, transporte, equipos, personal y más.
Paso 3: Analización
En el paso 3, estructuramos, analizamos e interpretamos todos los datos. Esto nos proporciona una visión completa del cliente, sus productos y su proceso logístico. Los datos y la información que analizamos formarán la base de la solución que finalmente implementaremos para nuestro cliente.
Paso 4: Diseño
Ahora es el momento de esbozar la solución y presentársela al cliente. Juntos, revisamos la solución esbozada para asegurarnos de que esté totalmente alineada con los deseos del cliente. Al mismo tiempo, verificamos la solución propuesta con el presupuesto propuesto por el cliente y los indicadores clave de rendimiento (KPI).
Paso 5: Implementación
El paso 5 se centra en la implementación y se centra en lo siguiente:
- Incorporar soluciones técnicas al sistema de gestión de almacenes (WMS)
- Organizar los recursos y proporcionar formación
- Preparar y configurar los almacenes para respaldar toda la operación del cliente
- Configurar el hardware para el inicio del proceso logístico
- Verificar los procesos y sistemas para asegurarse de que todo funciona como se espera.
Concluimos esta fase con una comprobación de la integridad durante la cual repasamos todo el proceso con el cliente. De esta manera, estamos óptimamente preparados para la etapa de puesta en marcha, lo que nos da la mejor oportunidad de obtener resultados correctos a la primera.
Paso 6: Entrar en funcionamiento
Este es el momento en el que hemos estado trabajando con todo el equipo: ¡todos los sistemas están activos! Nuestro objetivo para cada nueva implementación es cumplir con todos los hitos que nos hemos marcado y entregar todos los resultados que hemos acordado a satisfacción del cliente. Una vez que hemos procesado los primeros pedidos, continuamos el proceso logístico de la misma manera que lo haríamos para cualquier otra operación implementada con éxito.
Paso 7: Monitoreo
En el paso 7, supervisamos y evaluamos de cerca todas las operaciones y procesos durante un período de un mes. Se registran y resuelven todos los problemas posibles y revisamos las operaciones con el cliente para asegurarnos de que todo haya ido de acuerdo con sus expectativas.Después de esta etapa, se solicita a todas las personas involucradas en el proyecto, tanto internas como externas, que brinden su opinión y aprobación antes de pasar a la etapa final del proyecto.
“Después de cada implementación, recopilamos comentarios de los colegas involucrados para mejorar aún más nuestra metodología”, concluye Ming-Chia Tu. “Nunca nos quedamos de brazos cruzados y siempre buscamos formas de ofrecer los mejores resultados posibles”.
Paso 8: Cierre
En el último paso del programa, que dura una semana, concluimos el proyecto de incorporación y pasamos al modo "business-as-usual". Según las preferencias del cliente, acordamos realizar revisiones comerciales periódicas de forma mensual o trimestral.___
Y con eso, el proceso de incorporación finaliza... Es el comienzo de un nuevo viaje y una nueva asociación. ¡Porque una metodología de incorporación probada y comprobada le brinda la mejor oportunidad de construir una asociación exitosa a largo plazo con el cliente!
